Как вести учет операций в Planior

Обзор учета операций по шагам. Быстро собираем отчет о доходах и расходах в Planior с помощью банковской выписки.

Управленческий учет и сбор отчетности - это одна из задач управления бюджетом бизнеса. После каждого прошедшего месяца нужно формировать отчет о том, какие по факту получились доходы, расходы и прибыль. Где брать данные для такого отчета? Их можно взять из банковской выписки по Вашему расчетному счету. В ней уже собраны все Ваши основные операции за месяц. Остается только распределить их по статьям бюджета - и отчет готов. Посмотрите видео о том, как это сделать в Planior, или прочитайте описание ниже.

Давайте разберем по шагам как вести учет операций в Planior, как загрузить банковскую выписку, разнести операции по статьям и получить отчет об исполнении бюджета доходов и расходов предприятия.

Шаг 1. Добавляем свой расчетный счет

Необходимо зайти в Planior в раздел "Операции" и добавить свой расчетный счет.

• Тип счета - выбираем расчетный счет.
• Краткое название - указываем любое название, например "Основной".
• Начальный остаток - необходимо указать остаток денег на счете на дату начала ведения учета в Planior.
• Дата начала учета - указываем месяц, начиная с которого мы будем вести учет по счету в Planior. Банковскую выписку можно будет загрузить только после этой даты.
• Номер счета - указываем 20-значный номер вашего расчетного счета в банке.
• Название банка - указываем краткое название банка.

Шаг 2. Загружаем банковскую выписку по расчетному счету

Банковскую выписку Вы можете скачать в своем интернет-банке, в котором у Вас открыт расчетный счет. Вам нужна выписка в формате 1С, который понимают все российские банки, а также банки Беларуси и Казахстана. Выписка представляет собой обычный txt файл. Если Вы его откроете, то увидите, что прямо в первой его строке указан формат 1CClientBankExchange - это значит, что выписка в нужном формате.

Чтобы загрузить выписку, заходим в Planior в раздел "Операции", нажимаем на свой расчетный счет, в меню выбираем Загрузить операции Из банковской выписки, и указываем путь к своему файлу с выпиской.

После загрузки Planior обработает Вашу выписку и выдаст перечень операций. Все только что загруженные операции имеют статус Не проведено, который означает, что эти доходы/расходы еще не попали в бюджет.

Шаг 3. Распределяем операции по статьям бюджета

Загруженные операции теперь необходимо распределить по конкретным бюджетам и статьям. Для этого нажимаем на операцию, и открывается форма, в которой выбираем бюджет и статью, на которую нужно отнести операцию. Например, выплату зарплаты относим на бюджет "Зарплата" на статью "Основная зарплата".

Контрагента в операции (получателя или плательщика) система обычно автоматически распознает по ИНН или создает нового. Однако если ИНН контрагента в выписке не указан (например выплата физлицу без ИНН), то система оставит поле Контрагент незаполненным. Тогда необходимо вручную выбрать контрагента, либо создать нового.

Выбрав бюджет и статью, на которую следует отнести операцию, нажимаем кнопку Сохранить. После этого статус операции в списке изменится на Проведено, и появится название бюджета и статьи. Аналогично распределяем все остальные загруженные операции по статьям.

Шаг 4. Получаем отчет о доходах и расходах

После того, как все загруженные операции распределены, мы можем посмотреть сформированный отчет о доходах и расходах. Для этого заходим в любой бюджет и видим, что в нем появились цифры с фактическими данными (красного цвета). Нажав на любую цифру в бюджете, мы можем посмотреть список операций, из которых она сформирована. Эта возможность в любой момент получить детализацию факта в бюджете до конкретных платежей (drill-down) очень удобна при анализе исполнения бюджета.

Таким образом, мы сформировали отчет о фактических доходах и расходах компании, загрузив банковскую выписку по расчетному счету, и распределив операции по бюджетам и статьям. То же самое можно сделать намного быстрее, если настроить правила автоматического распознавания операций.
Если Ваша компания помимо расчетного счета использует операции с наличными, либо электронные кошельки (Яндекс.Деньги, Webmoney и другие), то необходимо добавить в Planior счета типа "Касса" и загрузить в систему операции по таким счетам.