Разнесение загруженных операций по статьям бюджетов

Как разносить загруженные операции по статьям бюджетов. Как провести операцию внутреннего перевода между счетами.

При загрузке операций в Planior с помощью банковской выписки или из файла Excel или другими способами, загруженные операции добавляются в статусе Не проведено. Для того, чтобы они попали в бюджеты, необходимо разнести эти операции по конкретным статьям бюджетов.

Типы операций: внешние платежи, внутренние переводы

Вы можете провести загруженную в Planior операцию как внешний платеж или как внутренний перевод:

• Внешняя - операция с внешними контрагентами (клиентами, подрядчиками).
• Внутренняя - операция перевода между счетами и кассами внутри компании.

Внешние операции попадают в бюджеты и в отчетность. Внутренние операции не влияют на бюджеты и отчетность, поскольку представляют собой не доходы/расходы, а перемещение денег между счетами.

Как отнести операцию на статью бюджета

Чтобы отнести операцию на статью бюджета, в разделе Операции нажмите на нужную операцию в списке. В открывшейся форме выберите бюджет, статью, контрагента и нажмите на кнопку Сохранить.

Необходимо указать следующие реквизиты операции:

• Бюджет - бюджет, на который нужно отнести операцию.
• Статья - статья бюджета, на которую необходимо отнести операцию.
• Категория (только в бюджете продаж при использовании категорий) - категория (проект, клиент, поразделение), к которой относится операция.
• Контрагент - для приходной операции это плательщик, для расходной операции это получатель.
• Дата начисления - дата, в которую нужно сделать начисление по операции (только для Корпоративного тарифа).

Чтобы не листать длинный список операций, можно вывести на экран только непроведенные операции. Для этого над таблицей с операциями в переключателе статуса выберите статус Непроведенные.

Чаще всего система автоматически распознает контрагента операции по ИНН или создает нового. Однако если в загруженной операции не указан ИНН контрагента, то нужно будет указать его вручную. Для этого начните набирать название контрагента, а затем выберите из списка предложенных системой вариантов. Если это новый контрагент, то его нужно добавить.

При выборе статьи бюджета Вы можете начать набирать название статьи, и система отфильтрует статьи с похожим названием. Если у Вас в бюджете продаж ведется учет по проектам/категориям, то система предложит Вам помимо статьи выбрать категорию.

Если Вы попробуете отнести расходную операцию на доходную статью (или наоборот), то система попросит Вас подтвердить, что это возврат или сторно. Таким образом, можно например проводить возвраты денег клиентам: для этого Вы расходную операцию относите на доходную статью "Выручка".

Дата начисления используется для того, чтобы можно было при необходимости отнести операцию по начислению и по оплате к разным месяцам. Если Вам необходимо не проводить начисление по этой операции, то отметьте переключатель не проводить.

Разнесение операций по статьям можно значительно ускорить с помощью правил автоматического распознавания.

Как отметить операцию как внутренний перевод

Чтобы провести загруженную операцию как внутренний перевод, в разделе Операции нажмите на нужную операцию в списке. В появившейся форме нажмите вверху на заголовок "Отнести на статью бюджета" и в выпадающем меню выберите пункт Отметить как внутренний перевод. Далее выберите внутренний счет для перевода и нажмите кнопку Сохранить.

По сути, внутренний перевод представляет собой две операции: например, приход по данному счету, и одновременно расход по второму счету. Если Вы переводите деньги из/в кассу, то система предложит Вам добавить "встречную" операцию по второму счету - с такой же суммой и в ту же дату. Вы можете отказаться от этого и добавить "встречную" операцию позже самостоятельно. При переводе с/на расчетный счет система не предлагает "встречную" операцию, поскольку эта операция уже будет в банковской выписке по счету.

Операция считается внутренней, если это перевод между счетами внутри одного юрлица. Если это перевод между разными юрлицами одной компании, то это не внутренний перевод, а внутригрупповая операция. Такая операция проводится как внешняя, но при выборе контрагента Вы указываете другое юрлицо Вашей компании.

Внутренний перевод между счетами с разной валютой, по сути, является операцией валютного обмена. В этом случае система предложит Вам указать сумму в валюте для зачисления/списания со второго счета, поскольку обменный курс может отличаться от курса ЦБ.